Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 21 août 2025
Chez Cova, offrir des environnements humains, inspirants et respectueux commence par la confiance. Cela inclut la manière dont nous traitons vos renseignements personnels. Cette politique vise à vous expliquer de façon simple et transparente comment nous recueillons, utilisons, conservons et protégeons vos données, en ligne comme en personne.
1. Quand cette politique s’applique-t-elle?
Cette politique s’applique à toute interaction avec Cova, incluant :
Notre site web (covaworks.com)
Notre sous-domaine membre (hello.covaworks.com)
Notre application mobile - Archie
Nos formulaires de réservation ou de contact
Nos publicités numériques (Meta, Google, LinkedIn)
Nos événements en personne
Elle ne couvre pas les sites ou services externes accessibles par lien, qui ont leurs propres politiques de confidentialité.
Nos services ne sont pas destinés aux personnes de moins de 14 ans. Nous ne collectons pas sciemment de renseignements personnels auprès de mineurs.
2. Quels renseignements personnels recueillons-nous?
Nous recueillons uniquement les renseignements nécessaires à la qualité de votre expérience :
Nom et prénom
Adresse courriel
Numéro de téléphone
Nom de votre entreprise (si applicable)
Informations de réservation (ex. : type de salle, date, horaire)
Préférences ou demandes exprimées
Adresse de facturation (si applicable)
Informations de navigation ou localisation approximative (IP, navigateur, langue)
Si vous êtes membre, des informations liées à votre compte et à vos accès peuvent également être conservées.
3. Comment recueillons-nous vos données?
Vos renseignements sont recueillis de différentes manières, notamment :
Lors de la réservation d’une salle en ligne
Lorsque vous vous connectez à votre compte membre
Via notre application mobile
Lors de la participation à un événement ou via un code QR
En remplissant un formulaire de contact ou de visite
En vous inscrivant à notre infolettre
Via nos publicités ou nos plateformes sociales
Par des partenaires, comme des courtiers immobiliers
Certaines données techniques peuvent aussi être recueillies automatiquement à des fins d’analyse ou de sécurité (cookies, IP, type d’appareil, pages consultées).
4. Pourquoi recueillons-nous vos données?
Nous utilisons vos renseignements personnels aux fins suivantes :
Planifier et gérer vos visites, appels ou réservations
Offrir un service personnalisé
Donner accès à votre compte membre
Gérer nos communications (infolettres, rappels, confirmations)
Présenter du contenu et des publicités pertinents
Améliorer notre site et nos services
Répondre à nos obligations légales ou de sécurité
Nous recueillons vos renseignements sur la base de votre consentement, lorsque cela est nécessaire à l’exécution d’un contrat, pour répondre à une obligation légale, ou selon notre intérêt légitime, dans la mesure permise par la loi.
5. Est-ce que nous partageons vos renseignements?
Jamais à des fins commerciales.
Vos données peuvent être partagées uniquement avec des fournisseurs de services essentiels à notre fonctionnement (ex. : plateforme de réservation, CRM, paiement, hébergement web). Ces partenaires sont tenus de respecter des engagements stricts de confidentialité et de sécurité. Certains de nos fournisseurs peuvent être situés à l’extérieur du Québec (ex. : États-Unis). Dans ces cas, nous évaluons les lois de protection en vigueur dans ces territoires pour assurer un niveau de protection adéquat.
6. Comptes membres et réservations
Lorsque vous vous connectez à votre compte via hello.covaworks.com, ou réservez une salle sur notre site, nous utilisons vos informations pour :
Créer ou gérer votre espace membre
Gérer vos droits d’accès
Vous envoyer les confirmations et rappels nécessaires
Améliorer votre expérience en tant que membre
7. Application mobile
Notre application ARCHIE peut recueillir les mêmes informations que notre site, de façon sécurisée, pour améliorer votre accès aux services sur mobile.
8. Publicité ciblée et cookies
Nous utilisons des cookies et technologies similaires pour :
Assurer le bon fonctionnement du site
Analyser l’utilisation du site (statistiques anonymisées)
Proposer du contenu ou des offres selon vos préférences (publicité personnalisée)
Nous n’utilisons pas vos renseignements personnels pour prendre des décisions automatisées qui pourraient vous affecter de façon significative.
Lors de votre première visite, une bannière vous permet de consentir ou de refuser l’utilisation des cookies selon leur finalité (essentiels, statistiques, marketing). Vous pouvez modifier vos préférences à tout moment à partir de cette bannière.
Pour toute utilisation de vos renseignements à des fins de marketing ou de statistiques, un consentement distinct et explicite vous sera demandé (ex. : case à cocher dans nos formulaires).
9. Conservation et suppression des données
Nous conservons vos renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire à la prestation de nos services, à des fins administratives ou pour respecter nos obligations légales.
Réservations : 2 ans après dernière visite
Infolettre : jusqu’au retrait du consentement
Données de compte inactif : supprimées après 24 mois d’inactivité
Données de réservation : conservées jusqu’à 7 ans à des fins comptables
Données membres : durée du contrat + 2 ans
Si vous n’êtes plus client·e ou souhaitez que vos données soient supprimées, vous pouvez nous écrire à tout moment (voir section 11).
10. Vos droits
Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25), vous disposez des droits suivants :
Droit d’accès : connaître les renseignements que nous détenons sur vous
Droit de rectification : corriger toute information inexacte
Droit à la suppression : demander la suppression de vos données personnelles
Droit de retrait du consentement : retirer votre accord à tout moment
Droit à la portabilité : demander que vos renseignements vous soient transmis dans un format technologique structuré
Pour pouvoir exercer ces droits, vous pouvez contacter Gabriel Lemus, admin@covaworks.com responsable de la protection des renseignements personnels chez Cova : insérer adresse email.
11. Sécurité
Nous prenons des mesures rigoureuses pour protéger vos renseignements :
Accès restreint aux membres de notre équipe
Accès sécurisé aux plateformes
Procédures internes de désactivation d’accès en cas de départ
Surveillance continue de nos outils et infrastructures
En cas d’incident de confidentialité impliquant vos renseignements, nous vous aviserons sans délai, ainsi que la Commission d’accès à l’information, lorsque requis par la loi.
12. Pour nous joindre
Pour toute question, demande ou préoccupation en lien avec vos renseignements personnels, veuillez envoyer un courriel à admin@covaworks.com